През последното десетилетие доминирането на отворените пространства в съвременните офиси стана по-изразено, измествайки други видове организация на пространството. Докато отвореното пространство подобрява взаимодействието на служителите и намалява разходите за недвижими имоти, то също така затруднява съсредоточаването и концентрацията върху работата, което влияе негативно на производителността и в крайна сметка може да надвиши ползите.
Разбира се, практически всеки офис трябва да има отворени области за комуникация, които увеличават честотата и ефективността на взаимодействията на служителите и увеличават вероятността за иновации. Такива области обаче създават визуални и шумови смущения в открити пространства, които пречат на концентрацията, а работата, която изисква концентрация, е също толкова важна, колкото и работата в екип. Ето защо си струва да разберете какво точно влияе върху концентрацията, как можете да избегнете загубата й, както и как да комбинирате компетентно откритите площи с зоните за фокусирана работа.
Всички знаят за проблема с шума и загубата на концентрация в открито пространство, но, за съжаление, малцина са сериозно загрижени за този проблем. Може би тъй като звукът не може да се види, ние подценяваме неговото значение. Например, ако в офиса възникне теч, макар и не много сериозен, отговорният персонал веднага ще започне да го отстранява. Звуковите „течове“могат да бъдат също толкова вредни за офисната работа, но по някаква причина лесно пренебрегваме този проблем, за разлика от мокрия килим.
Според изследователския център на Хауърт средно служителите губят 28% от работното си време поради разсейване в офиса. В резултат на това те трябва да започнат работния си ден рано или да останат късно, за да изпълнят всички задачи, които изискват тишина и концентрация. Този проблем далеч не е нов. Служителите в офиса често се нуждаят от места за отстъпление и съсредоточаване и за съжаление този фактор е най-малко отчетен в отворените работни пространства. Според статистиката от проучването повече от половината от всички служители смятат, че е трудно да се концентрират в офиса си, поради което губят много време.
В допълнение към визуалната бъркотия и шумовото замърсяване, с които служителите трябва да се сблъскат в офиси с отворен план, те са засипани с разсейващи фактори като имейли, бръмчене на смартфони и изскачащи съобщения. Излишъкът от информация от непрекъснатите мобилни и интернет комуникации ги „парализира“, оставяйки по-малко време да се съсредоточат върху работата си и нестандартното решаване на проблеми. Човешкият мозък работи по същия начин, както преди хиляда години, но сега разполагаме с всички тези технологии и нашата биология не е в крак с тяхното развитие. Претоварването с информация бързо се превърна в основна негативна тенденция на пазара на човешки капитал.
Загуба на концентрация
Докато работи по една задача, човек може да се съсредоточи по такъв начин, че да възприема само информацията, която смята за важна, пренебрегвайки всичко останало. Това е невероятна способност на човешкия мозък. Когато обаче възникнат множество разсейвания, вниманието често се прехвърля от разглежданата задача към по-малко важната.
Важно е да се отбележи, че разсейващите фактори могат да бъдат разделени на два вида: вътрешни и външни. И според проучването отнема средно 23 минути, за да се префокусират служителите и да се върнат на работа, прекъснати от външни разсейващи фактори. Интересното е, че по този начин те се фокусират върху поне две други задачи, преди да се върнат към тази, която са правили преди.
Вътрешните фактори по правило са лични мисли или преживявания, които не са пряко свързани с работата, например какво да ядем за обяд или какви неща остават за вечерта. Връщането на работа, разсеяно от вътрешни фактори, както се оказа, е малко по-трудно и отнема около 30-35 минути. По този начин изразходваме доста когнитивни усилия, за да контролираме собствените си разсейващи мисли. Ето защо е толкова важно да се сведе до минимум ефектът от външните фактори - в края на краищата, колкото повече усилия са необходими за справяне с външни фактори, толкова по-често човек ще се разсейва и толкова повече време ще се губи.
Колкото повече мултитаскинг, толкова по-ниска е ефективността
Човешкият мозък не е способен да обработва информация по същия начин като компютър, който може да изпълнява няколко процеса едновременно. Хората са склонни да бъдат повече в последователност от действия. Когато се опитваме да изпълним две или повече задачи, често се чувстваме така, сякаш правим всичко наведнъж. В действителност, превключвайки между задачите, губим много време и колкото по-дълго те се изпълняват, толкова повече губим концентрация и толкова повече грешки правим. Мнозина дори посочват многозадачността като друга форма на разсейване, тъй като множество задачи обикновено отвличат вниманието между тях.
Например имаме задача да напълним няколко чаши от една бутилка вода. Не можем да ги пълним едновременно, така че или ги пълним напълно един по един, или малко по малко, връщайки се отново в празни чаши. В първия случай, очевидно, ще се справим по-бързо и по-ефективно, докато във втория случай процесът ще отнеме повече време, докато можем да излеем повече вода покрай чашите. И колкото повече чаши, толкова по-дълго ще отнеме този процес и толкова повече вода ще излеем.
Технологиите могат да бъдат особено предизвикателни при многозадачност, тъй като с всички разсейващи фактори сме в състояние да се подготвим за разсейване и повечето хора просто не се справят добре с многозадачността. Следователно, като се фокусираме върху една дейност, ние работим по-продуктивно. Особено в състояние "поток".
Влезте в потока
Flow е концепция в психологията, разработена от унгарския психолог Михай Csikszentmihalyi през 70-те години. Този термин се отнася до психическо състояние, при което човек е изцяло включен в определена дейност, мотивиран, пълен с енергия и често губи представа за времето. По този начин той работи не само по-продуктивно, но и по-креативно.
Външните разсейващи фактори могат да попречат на фокуса, но имат малък или никакъв ефект върху тези в състояние на "поток". Например, музиката в офиса може да се възприема като разсейване от един и почти незабелязано от друг, въпреки че и двамата са фокусирани върху една и съща задача. Това може да означава, че вторият вече е влязъл в състояние на "поток", докато другият се опитва само да го направи, но външни фактори му пречат.
От друга страна, външните стимули не трябва да бъдат разсейващи фактори, а, напротив, могат да бъдат полезни за приключване на работата. Понякога е необходимо да се разбере и оцени външната ситуация и околната среда. Това ситуационно осъзнаване може да бъде полезно за определени дейности. Например, когато шофира, човек е съсредоточен, докато той трябва да оцени различни ситуационни фактори: пътят, светофарите, другите участници в движението.
Продуктивната работа в офиса изисква както осъзнаване на ситуацията, така и влизане в „течащо“състояние. За съжаление е невъзможно да бъдете едновременно в двете държави, следователно, като се вземат предвид текущите задачи, обстоятелства и вътрешни и външни фактори, служителите трябва да превключват между тях. А офис пространството трябва да подпомага работата във всяко от тези щати.
Дизайн на работното пространство за концентрация
Разсейването няма да изчезне, но офис пространството трябва да фокусира работата, вместо да създава нови бариери за постигане на „течащо“състояние.
Работните нужди на служителите се променят през деня в зависимост от задачата. Например първо трябва да сортирате пощата си, да направите няколко обаждания, след това да се подготвите за среща, да обсъдите задачи с колеги и след това да подготвите търговска оферта. Само с интегриран подход към дизайна можете да създадете пространство, подходящо за всички изброени дейности.
Този цялостен подход към организирането на офис пространството обхваща пет принципа: разнообразие, избор, контрол, разпознаване и попълване.
Разнообразие. Не избирайте между отворени и частни зони, трябва да предоставите на служителите и двете, а също така да им дадете възможност да изберат подходящото пространство за всяка задача. Работа, която изисква концентрация, може да се извършва във всяка област: някой се чувства по-удобно на открито под звуците на офис бръмчене, докато някой се нуждае от пълна тишина на уединено място. Основното е, че и двата вида пространство са представени в офиса.
Избор. Доверете се на служителите си да избират къде, как и кога ще си вършат работата. И те самите ще могат да намерят условията, в които ще бъдат най-продуктивни.
Контролът. Дайте на служителите контрол над работното си място. Ако решите всичко вместо тях, тогава има голяма вероятност да бъдете объркани с техните предпочитания. Например, като решат да премахнат шумовите смущения сред служителите и да ги изолират от общите части, компаниите могат значително да влошат взаимодействието на колегите. Вместо това дайте на служителите възможност да регулират поверителността на работното си място, честотата на взаимодействие с колегите, както и набора от аксесоари, нивото на осветеност, температурата и т.н. Самото осъзнаване, че те могат да контролират работното си пространство, може да компенсира някои от негативните ефекти на разсейването.
Разпознаване. Придвижването от точка А до точка Б, след това до точка С трябва да е лесно. Ясните и прости оформления позволяват на хората бързо да се ориентират в пространството и да избягват неудобни ситуации и загуба на време. Истински разбираемото оформление позволява на служителя мислено да си представи карта на офиса, да намери колеги в нея и интуитивно да разбере целта на всяка зона. Когато ясно очертаете функционалните области, не претоварвате когнитивните процеси на служителите с ненужни мисли и те веднага са готови да насочат енергията си към изпълнение на задачите, вместо да се опитват да се ориентират в пространството.
Попълване на силите. Дайте на служителите време и място за почивки. Когато се концентрираме дълго върху работата, се изразходва много енергия и тялото се уморява по-бързо. Нашите мозъци правят наистина невероятни неща, като ни позволяват да се концентрираме върху нещо дълго време, без да обръщаме внимание на разсейването. Следователно "презареждането" след такава дейност е просто необходимо. Една от възможностите да презаредите енергията си е да се насладите на гледката от прозореца, докато правите кратка почивка от работа и всяка компания трябва да предостави тази възможност. Можете също така да правите кратки почивки през целия ден, за да вземете лека закуска или да разговаряте с колеги в неформални зони. Една или две по-дълги почивки, като ходене до фитнес залата или разходка извън офиса, могат да осигурят необходимия енергиен тласък за по-дълга работна сесия. Важно е да предоставите на служителите тези опции, така че те винаги да са под напрежение да работят в концентрация.
Проблемът с концентрацията в руските офиси
Денис Черничкин, директор на Haworth Business Interiors, даде своите коментари по това проучване и ги съотнесе с руските реалности.
„Проблемът с концентрацията в откритите пространства в Русия е не по-малко спешен, отколкото на Запад. Дори бих казал, че въпросът е още по-остър. Факт е, че например американските компании, в по-голямата си част, доста внимателно се придвижват към открито пространство и го използват само за конкретни подразделения или зони. В руските офиси този преход стана по-рязък и по-прям, без да се вземат предвид спецификите на дейностите на служителите и техните стилове на работа. Нещо повече, често в многобройни редици от монотонни „пейки“на практика няма никакви разграничения или акустични бариери. Защо шумът и другите разсейващи фактори достигат критични нива. Това се потвърждава от нашето изследване на Ideation в руските офиси, в резултат на което получаваме постоянно потвърждение, че в почти всяка компания основното оплакване на служителите е липсата на неприкосновеност на личния живот и неспособността да се концентрират.
За да могат служителите да се съсредоточат върху задачите си, работното пространство трябва да осигурява ясно определени зони за екипна, индивидуална и целенасочена работа. Тези зони не трябва да се конкурират, а да се допълват взаимно. По-голямото разнообразие и наличност на това или онова пространство позволява на служителите да използват най-подходящата среда за текущата задача и им позволява да не разсейват съседите, както и облекчава скучната монотонност на повтарянето на редове от открито пространство, подобрявайки акустичния комфорт.
И разбира се, изключително важно е да обучите служителите на правилното използване на пространството. Необходимо е да се включат хората в процеса на промяна от самото начало, тъй като е много по-лесно да се реализират идеи, получени чрез комуникация с колеги, а не да се налагат други. Компаниите трябва да засилят новото поведение чрез добре формулирана стратегия за промяна, комуникация и обучение. В този случай те няма да срещнат съпротива от служителите и ефективността на иновациите ще бъде възможно най-висока. Въз основа на Haworth Research
