Напоследък концепциите за Agile и Activity Based Work придобиват все по-голяма популярност и много компании вече обмислят възможността да ги внедрят в офиса си, но изпитват определени трудности. Ръководството често не е в състояние да направи такива промени, страхувайки се да се сблъска с недоволството на служителите и намаляването на тяхната производителност.
Денис Черничкин, директор на Haworth Business Interiors, ни разказа защо промяната в концепцията за офис интериор може да повлияе негативно на работата на компанията и какво трябва да се вземе предвид, за да се организира пространството възможно най-ефективно.
Какви са основните трудности при изпълнението на проекти като Agile и Activity Based Work?
- Офисите, реализирани в съответствие с тези концепции, на първо място предполагат наличието на много различни функционални области, които служителят може да избере по свое усмотрение, в зависимост от конкретната задача и вида дейност. Това разнообразие дава такава свобода на действие при планирането на офис, че хората, отговорни за това, понякога нямат идея откъде да започнат, върху какво да се съсредоточат или изобщо не вземат решение за значителни промени и ако го направят, не могат да формулират ясно задача и обяснете на архитектите какъв резултат трябва да бъде постигнат. Обикновено формулировките са твърде абстрактни, базирани на чувства и тенденции, а не на конкретни факти и статистика. Тези желания далеч не са смислено, структурирано, висококачествено техническо задание, което отразява изискванията за ефективно пространство днес и на разстояние от три до пет години за конкретна компания. Резултатът може да се окаже неподходящ за очакванията на клиента.
Често компаниите, които не разбират какво точно искат да получат, започват да копират идеите на съществуващите офиси, без да се адаптират към собствените си нужди и да ги прилагат в съвсем различно пространство, при различни условия, в други екипи, които по принцип не са готови да приемат такива концепции. В резултат на това това води до значително намаляване на производителността.
Въпреки факта, че тези трудности са по-присъщи на прехода към концепциите за пъргава и базирана на дейности работа, те могат да възникнат при създаването на всяко пространство. Разбира се, по-лесно е да се създаде стандартен офис „отворено пространство“, където често се използват решения от същия тип, но трудности при формулирането на изискванията за ефективно пространство възникват и в такива случаи.
Как определяте ефективното офис пространство?
- Това е пространство, което обединява хората и където те са най-продуктивни и ефективни. Това е средата, в която работните екипи или отделни специалисти могат да максимизират своя потенциал, когато околното пространство не им пречи, а помага. И тъй като всеки екип и всеки специалист имат индивидуални характеристики, ефективното пространство е уникално за всяка отделна организация. Няма единичен сценарий или верен отговор, защото много зависи от целите на компанията. За някои в момента е важно да се намалят разходите, да се намалят квадратните метри на човек, за други - да се създаде нов продукт или да се изведе нова технология на пазара, за някой - да се увеличи удовлетвореността на клиентите и качеството на услугата. Понякога тези задачи са в конфликт. Следователно всяка компания трябва да определи какви са нейните цели, критериите за успех и как да я постигне и как пространството може да помогне при изпълнението на тези задачи.
Бих предложил да започнем с идентифициране на един много важен параметър - организационната култура. Тя е тази, която отличава компаниите една от друга. Това е изключително важна характеристика, която често се подценява на нашия пазар, въпреки че нейното значение отдавна е признато в света. Познаването и разбирането на културата на вашата компания улеснява определянето от какво пространство се нуждае.
Как културата може да бъде свързана с космоса?
- Културата засяга буквално всички аспекти от дейността на организацията, включително управление, бизнес процеси, създадени продукти, привличане и задържане на служители, система за вземане на решения, репутация и много други. Изгражда чувство за сигурност, ангажираност към компанията и влияе на удовлетвореността и производителността на служителите. Затова често се разглежда като пълноценен и много важен актив на организацията.
Обикновено културата в дадена компания се свързва с формални неща, като корпоративни ценности, работни стандарти, кодекси на поведение - така наречените видими фактори. Но има и невидими фактори, които определят неизказаните правила и навици на хората. В тази област работното пространство също играе важна роля, включително архитектура, интериор и решения за мебели. Тоест работното пространство е важна част от организационната култура и трябва да й съответства. Това е като парче от пъзел, взето от друг комплект - то не само няма да се побере в съседните елементи, но и ще съсипе цялата картина. Същото е и с пространството. В много отношения това формира начина, по който служителят работи, така че ако пространството не отговаря на настоящата култура, хората ще работят срещу ценностите на компанията.
Оказва се, че ако преместите служител от един офис в друг, който е забележимо различен от предишния, той ще работи по различен начин?
- Разбира се. Разбира се, тази промяна не винаги ще бъде толкова блестяща, но въпросът е, че типът пространство, функциите, налични в него, и организационната култура като цяло определят как човек подхожда към задачите, взаимодейства с колегите и взема решения. В крайна сметка, дори ако обикновено не мислим за това, влиянието на културата върху нашето поведение е наистина голямо. Струва си да сменим мястото и вече несъзнателно се държим по различен начин.
Харесва ми поговорката на Уинстън Чърчил: „Първо ние определяме формата на нашите сгради, а след това нашите сгради определят формата на нашето поведение“. И наистина е така. Вземете например за сравнение поведението на хора извън офиса - в скъп ресторант и в обикновена кръчма. В първия случай се опитваме да съответстваме на нивото - официален стил на обличане, спокоен тон, често разговор на интелектуални теми. Но представете си, че сме в кръчма - поведението ни ще бъде по-свободно и неформално. Същото се случва и в офисите - пространството пряко влияе върху поведението и стила на работа на служителите.
Ами ако служителите не харесват пространството, в което работят? Как ще им се отрази това?
- Това е изключително важен въпрос. Недоволството на служителите от офис площите, където например е невъзможно да се намери удобна функционална зона, подходяща за конкретна задача, или има много досадни разсейващи фактори, създава значителен отрицателен ефект. Но за съжаление служителите не могат сами да променят съществуващото пространство. Такъв авторитет пада върху плещите на професионалистите, отговорни за създаването на офис интериора, които трябва да вземат предвид културните характеристики на организацията, за да създадат най-удобната среда. Освен това, поради различните видове дейности на отделите в рамките на една организация, съществуват така наречените субкултури, които също трябва да бъдат взети предвид при проектирането.
Всички знаем, че архитектурата на различните държави и градове се различава една от друга, отразява културните характеристики и създава уникална атмосфера. В офиса всичко е едно и също - дизайнът и архитектурата на офис пространството трябва да отразяват индивидуалността на организацията и нейните подразделения.
Как можете да дефинирате организационната си култура и да разберете кое пространство най-добре му подхожда?
- Всъщност е съвсем просто. Съществува класификация, основана на 25-годишно изследване на професорите от Университета в Мичиган Камерън и Куин, наречена „Конкуриращи ценности“. Учените са идентифицирали четири доминиращи ценности в компаниите: сътрудничество, съперничество, създаване и контрол. Всяка стойност е свързана с набор от характеристики на работното пространство, което максимизира нейната поддръжка. Между другото, този модел беше признат от много експерти като много ефективен и влезе в топ 50 на най-добрите бизнес инструменти в историята според рейтинга на Financial Times.
Например, нека да разгледаме компаниите, където контролната стойност доминира. За тези организации ключът е да свършат работата „както трябва“. Те се характеризират с ясна организационна структура, йерархия, строг контрол, изобилие от протоколи и процедури и формално взаимодействие със служителите. Най-често това са големи бюрократични корпорации и държавни агенции, както и финансови и правни отдели. Пространството в този случай трябва да се характеризира с подредено, разбираемо подреждане на работните места, да поддържа йерархия и статус, да бъде оборудвано с високи прегради и специално обособени зони за взаимодействие, по-скоро отделни заседателни зали. Работните места обикновено са изолирани, строго разделени на отдели в непосредствена близост до шефа, в интериора често се използват консервативни цветове.
За сравнение, нека вземем обратната стойност "Създаване". Компаниите, доминирани от тази стойност, се характеризират с желанието да направят първо продукт или услуга, те се фокусират върху иновациите, върху нестандартното мислене, върху желанието да станат лидер чрез нови разработки и по-бързо пускане на пазара на уникално предложение. Този тип често се свързва с ИТ компании, както и с креативни маркетингови агенции, но всъщност почти всяка компания, която създава собствен продукт, има тази стойност, особено ако е на водеща позиция в своята индустрия. За такива компании е изключително важно да могат по всяко време да провеждат групови дискусии, мозъчни атаки, срещи, да споделят неофициално своите идеи с колегите. Следователно този тип организация изисква много различни места за индивидуална фокусирана работа, както и за колективно взаимодействие и спонтанни срещи, големи повърхности за визуално показване на информация, по-просторни пространства с добра перспектива, тъй като насърчава въображението, по-сложни и органично оформление, липса на еднаквост в дизайна и повторението, вдъхновяващи интериорни решения, по-малко ограничения и повече свобода и много различни области за творчество с добра акустика, защото творческият процес много лесно се унищожава.
Но най-важното нещо, което трябва да запомните, е, че всяка компания винаги съчетава и четирите ценности. По правило две от тях доминират, но във всеки случай организационната култура на всяка компания е уникална комбинация от всички тези ценности, които присъстват в определени пропорции. Следователно няма да можете да намерите компании със същата култура. Познавайки собствената си организационна култура, разбирайки баланса на ключовите ценности, можете да получите ясна представа за това какво пространство е необходимо за всеки отделен отдел и компанията като цяло.
Как точно можете да идентифицирате културата в една компания?
- Необходим е цялостен научен подход за ясна диагноза на организационната култура на компанията и нейните подразделения. Ние от HAWORTH имаме собствена патентована методология CultureLENS ™ за извършване на този вид изследвания. Благодарение на компютърните технологии всички служители могат да участват в това проучване, като отговарят дистанционно на въпроси, за да анализират текущата организационна култура. Топ мениджърите отговарят на допълнителни въпроси, които помагат да се определи предпочитаната организационна култура, която биха искали да видят в компанията си след 2-3 години. Всички отговори се обработват от компютър, което позволява на експерти и стратези за офис площи да изготвят индивидуални заключения и препоръки за клиента. Например, сравняването на настоящите и предпочитаните култури може да ви помогне да разберете в коя посока да се движите и какви промени трябва да бъдат внедрени в офис пространството, за да постигнете желаните резултати, без да предизвиквате отказ и съпротива от персонала.
Разбирам ли правилно, че резултатите от изследването на организационната култура формират основата на техническото задание за дизайна на офиса? Трябва ли клиентите да предоставят нещо друго?
- Да, резултатът от проучването е подробен доклад, който е кратък проект, подробен мандат за създаване на бъдещ офис с примери за пространствени решения, които ще подкрепят предпочитаната организационна култура на изследваната компания. Но говорих само за един инструмент, макар и основен. В допълнение към организационната култура е важно да се разберат и други индивидуални характеристики на организацията - съществуващи стилове на работа, видове взаимодействие между отделите и служителите, статистика за използването на работни места и общи места, лично удовлетворение от текущото работно пространство и т.н. Има допълнителни изследвания, които да помогнат на компаниите да идентифицират всички тези характеристики.
В заключение бих искал да подчертая още веднъж, че всяка компания, когато проектира нов офис или извършва ремонт в съществуващ офис, трябва внимателно да анализира себе си и своите нужди. Възможно е тази организация да не се нуждае от преминаване към Agile или Activity Based Work. Никой не е натоварен да следва модата или да бъде модерен, нашата отговорност е да създадем правилното пространство, което увеличава производителността, удовлетвореността и ангажираността на служителите. В крайна сметка хората са основният актив на всяка компания.
